CRM a medida con setter virtual para un equipo comercial

El problema

El equipo comercial llevaba los leads entre hojas de cálculo, el WhatsApp de cada comercial y varios calendarios. Los leads tardaban horas en recibir respuesta y nadie veía de un vistazo en qué punto estaba cada uno.

Qué construí

• Un CRM con el embudo por etapas. Cada lead tiene su ficha con el origen, el historial de conversaciones, las tareas pendientes y el comercial asignado.
• Entrada automática de leads desde los formularios y las campañas, sin copiar nada a mano.
• Un setter virtual por WhatsApp. Contesta en minutos a cualquier hora, hace las preguntas de cualificación, consulta la agenda del equipo y reserva la llamada. Si el lead pide hablar con una persona o el setter no tiene clara la respuesta, pasa la conversación a un comercial con todo el contexto.
• Recordatorios automáticos antes de cada cita para reducir las ausencias.
• Un panel del embudo: leads nuevos, cualificados, citas agendadas y citas realizadas.

Qué propuse además

Diseñé dos módulos más que el cliente prefirió dejar fuera de esta fase:

• Un agente de voz para leads. Llama a cada lead nuevo en el primer minuto, mantiene la conversación de cualificación con voz natural en español y agenda la cita en el mismo calendario del CRM.
• El mismo agente para soporte. Atiende las llamadas de los clientes, responde con la base de conocimiento de la empresa y, si no puede resolver, abre una incidencia en el CRM y avisa al equipo.

Los dos funcionan sobre el CRM que ya existe. Si te interesan para tu proyecto, te los enseño en una llamada.

Resultado

El equipo trabaja desde un solo sitio, cada lead recibe respuesta en minutos también fuera de horario y los comerciales dedican su tiempo a las llamadas que ya están agendadas.